Dine medarbejdere står over for en ny opgave fra 1. juli 2024 – de skal sandsynligvis begynde at foretage tidsregistrering af deres arbejdstid. EU har besluttet dette for at sikre, at arbejdsgivere overholder arbejdsmiljøreglerne for arbejdstid, samtidig med at medarbejderne kan dokumentere eventuelle overtrædelser.
Indholdsfortegnelse
De kommende regler om tidsregistrering af medarbejdere indebærer, at alle lønmodtagere i Danmark skal tage del i denne registrering fra den nævnte dato og frem. Her får du en hurtig oversigt over det vigtigste, du som arbejdsgiver skal vide om de kommende ændringer i forhold til tidsregistrering af medarbejdere.
Hvorfor er der nye regler om tidsregistrering af medarbejdere?
Hovedformålet med de nye regler er, at medarbejderne, ved at notere deres arbejdstid, kan dokumentere den faktiske arbejdstid og dermed sikre overholdelse af arbejdsmiljøreglerne.
Dette omfatter at sikre, at den daglige arbejdstid ikke overstiger 11 timer, den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid er højst 48 timer, pauser og ferie bliver holdt, og det ugentlige fridøgn bliver respekteret.
Krav til arbejdsgiveren vedrørende tidsregistrering af medarbejdere
Som arbejdsgiver er det din pligt at implementere et objektivt, pålideligt og lettilgængeligt system til tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstid.
Dette system skal også tillade registrering af overarbejde, transporttid, rådighedsperioder og andet, der ikke betragtes som hviletid.
Krav til arbejdstidsregistreringssystemet for tidsregistrering af medarbejdere
Du kan vælge, hvordan du ønsker at registrere arbejdstiden. Valget mellem en Excel-fil eller et digitalt værktøj til tidsregistrering af medarbejdere er op til virksomheden.
Det vigtigste er, at den valgte metode kan registrere alle aspekter af arbejdstidsreglerne, og der er to betingelser, som skal opfyldes:
- Dine medarbejdere skal have adgang til deres egne oplysninger i systemet, og
- du skal opbevare de registrerede oplysninger i mindst fem år.
Hvem er omfattet af tidsregistrering?
Hvem er omfattet og er der undtagelser fra tidsregistrering af medarbejdere?
Generelt set gælder kravet om tidsregistrering af medarbejdere for alle lønmodtagere, men der er nogle få undtagelser, herunder dem, der selv kan fastsætte arbejdstiden, ledelsespersonale og dem, hvis arbejde knytter sig til religiøse handlinger i kirker og trossamfund.
Hvad angår CEO’en, er vedkommende undtaget fra arbejdstidsreglerne som øverste leder, uanset virksomhedens størrelse. Dette gælder også for stillinger som salgschef, produktionschef, økonomichef, eller lignende, hvis medarbejderen er en selvplanlægger og har svært ved at fastlægge arbejdstiden på forhånd.
Personer i senior- og flexjob skal også tidsregistrere, da kravet afgøres af lønmodtagerskabet og omfattelsen af arbejdsmiljøreglerne, uafhængigt af ansættelsesvilkår som senior- eller deltidsmedarbejder.
Hvad skal medarbejderne gøre ved tidsregistrering af deres arbejdstid fra 1. juli og frem?
Fra den 1. juli og frem skal dine medarbejdere begynde at foretage tidsregistrering af deres arbejdstid i det system, du som arbejdsgiver vælger at stille til rådighed. Der er ingen krav om daglig registrering; det kan gøres ugentligt, for eksempel.
Til gengæld er medarbejdernes registrering af komme/gå-tid essentiel for at opfylde de kommende krav om arbejdstidsregistrering.
At angive antallet af arbejdstimer alene er ikke tilstrækkeligt, da det ikke giver mulighed for at afgøre overholdelsen af regler som det ugentlige fridøgn og 11-timers reglen.
Derfor er det nødvendigt at registrere både arbejdstidens omfang og placering, herunder tidspunktet for start og afslutning.
Konsekvenser, hvis du ikke har en løsning
klar til 1. juli
Konsekvenser af ikke at have en løsning klar til 1. juli
Mangler du en løsning inden 1. juli, kan sager indbringes for Arbejdsretten, der kan udstede bøder for overtrædelse af arbejdsmiljøreglerne, herunder registreringskravet. Kravet om tidsregistrering af medarbejdere gælder for virksomheder i alle størrelser uden nedre grænse, men enkeltmandsvirksomheder uden ansatte er undtaget.
Implementeringstid og arbejdsgiveransvar - hvad siger Loven?
Implementeringstiden i lovforslaget er i øjeblikket ikke specificeret, hvilket betyder, at registreringen af arbejdstid forventes at starte fra den 1. juli 2024.
Angående ansvaret for tidsregistrering, er det ikke direkte beskrevet i loven, men det antages, at arbejdsgiver har ansvaret i overensstemmelse med almindelige arbejdsmiljøretlige regler, hvor arbejdsgiver også pålægges ansvar for andre forhold som sikkerhedsudstyr.
Overenskomster og mulige fravigelser - hvordan påvirker det dig?
For dem, der er omfattet af en overenskomst, er det værd at bemærke, at de kommende regler om registrering af arbejdstid er en del af arbejdstidsdirektivet, hvilket giver visse muligheder for fravigelser via overenskomstaftaler på specifikke områder.
Har du spørgsmål?
Bemærk, at denne generelle beskrivelse af tidsregistrering af medarbejdere ikke udgør konkret rådgivning, og den juridiske position vil altid afhænge af de konkrete omstændigheder.
Her kan du læse mere om den ny lov, som træder i kraft den 1. juli 2024.
Og her kan du læse mere om Intempus, som er det system, vi bruger og anbefaler til tidsregistrering.
Du er altid velkommen til at kontakte os for råd og vejledning til systemer til tidsregistrering af medarbejdere. Kontakt os på info@valju.dk.
