Forretningsbetingelser – regnskabsservice

Forretningsbetingelser - regnskabsservice

Nedenstående retningslinjer definerer de generelle rammer for ydelser og vilkår i forbindelse med samarbejde mellem VALJU ApS (herefter VALJU), CVR 34 05 12 59 og vores kunder (herefter virksomheden) hvad angår ydelser indenfor bogføring og regnskabsassistance. De her i beskrevne betingelser er gældende for alle de ydelser som VALJU leverer til virksomheden, med mindre andet aftales skriftligt. Der kan i samarbejdet løbende blive fremsendt breve og korrespondance via e-mail med vores kommentarer og bemærkninger til virksomhedens resultat og økonomiske stilling herunder usikkerheder og spørgsmål, som vi beder virksomheden være opmærksom på, og at indholdet ligeledes danner grundlag for vores ansvar.

Generelt

Virksomheden udpeger overfor VALJU en ansvarlig, der er bemyndiget til at tage stilling til forhold, der måtte blive forelagt for virksomheden af VALJU. VALJU’s arbejde udføres i henhold til skriftlig instruks (forretningsgangsbeskrivelse) fra virksomheden eller virksomhedens revisor. Modtages der ikke skriftlig instruks eller dækker en sådan kun enkelte områder, udføres VALJU’s arbejde i henhold til VALJU’s interne standarder og arbejdsmodeller.

Alle ydelser udført af VALJU og al materiale, der måtte blive udleveret, er udarbejdet til virksomheden og må derfor ikke anvendes af tredjemand uden forudgående skriftlig aftale.

Bemanding

Til virksomhedens knyttes et passende antal medarbejdere fra VALJU, således at VALJU i videst muligt omfang kan varetage opgaver uanset sygdom, ferie, barsel eller lignende. Til virksomheden knyttes tillige en controller fra VALJU, der skal sikre, at kvaliteten af det udførte arbejde lever op til den kvalitet, der er aftalt og i øvrigt stå til rådighed for mere komplekse spørgsmål eller ønsker relateret til virksomhedens bogføring, lønforhold, økonomiske stilling m.v.

VALJU forbeholder sig ret til at bemande opgaven for virksomheden med den eller de medarbejdere, der af VALJU anses for mest hensigtsmæssige og egnede til opgaven. Virksomhedens ønsker hertil vil dog, i det omfang det er muligt, blive imødekommet.

Underleverandører

VALJU er med virksomhedens samtykke berettiget til, at antage underleverandører i forbindelse med levering af arbejdsydelserne (benævnt “underleverandører"). VALJU er i forhold til virksomheden ansvarlig for, de af VALJU antagne underleverandørers ydelser. De af VALJU antagne underleverandører handler på vegne af VALJU og efter VALJU's instrukser. Virksomheden kan ikke rejse krav mod VALJU's medarbejdere og underleverandører i relation til det udførte arbejde eller nærværende forretningsbetingelser, med mindre den pågældende har et direkte, ufravigeligt ansvar over for virksomheden. VALJU's medarbejdere og underleverandører har ret til at gøre denne bestemmelse gældende overfor virksomheden.

Udførelse af arbejdsopgaven

VALJU's opgaver udføres efter virksomhedens ønske på anvist forretningsadresse eller i VALJU's kontorer. Udføres opgaven hovedsageligt på virksomhedens adresse, vil der tillige skulle udføres kontrol og dokumentationsarbejde samt planlægning og tilrettelæggelse på VALJU's adresse.

VALJU forbeholder sig ret til at kræve kørselsgodtgørelse. Dette aftales særskilt med kunden.

Virksomhedens bistand og forpligtelser

Virksomheden stiller de nødvendige oplysninger, bistand m.v. til rådighed for VALJU til brug for VALJU's udførelse af de aftalte arbejdsopgaver. VALJU verificerer ikke, om de oplysninger, materiale m.v., som VALJU modtager fra virksomheden eller virksomhedens eventuelle rådgivere, er korrekte eller fyldestgørende med mindre dette aftales skriftligt. De fysiske arbejdsforhold for VALJU og eventuelle underleverandørers medarbejdere skal opfylde den til enhver tid gældende lovgivning for indretning af arbejdspladser m.v., i det omfang de befinder sig på virksomheden.

Udleverer virksomheden nøgler, adgangskort og koder til VALJU's medarbejdere og underleverandører til virksomhedens kontorer eller lokaler i øvrigt, har virksomheden ansvaret for, at VALJU's medarbejdere kvitterer for modtagelsen samt for, at VALJU's medarbejdere leverer disse retur efter endt brug. VALJU assisterer hermed.

Virksomheden har ansvar for, at adgang til virksomhedens likvide midler ikke er mulig for VALJU's medarbejdere. Der må ikke meddeles VALJU's medarbejdere prokura eller på anden måde tildeles dem bemyndigelse, der kan have konsekvens for virksomheden økonomisk eller på anden måde i tilfælde af fejl eller misbrug.

Virksomheden har ansvar for, at adgang til eventuelle følsomme data ikke er mulig for VALJU's medarbejdere eller underleverandører.

Arbejdsopgaver

VALJU udfører alene regnskabsmæssig og administrativ assistance (ikke revision og skat m.v.) samt projektering efter nærmere aftale.

Bogføring

VALJU forestår efter aftale virksomhedens bogføring eller udvalgte dele heraf.

Arbejdet udføres efter en arbejds- og afstemningsplan, der er tilpasset virksomheden og opdateres løbende efter aftalte ændringer i arbejdsopgaverne. Bogføring samt registrering af bilag i finans-, debitor- og kreditorsystem m.v. samt løbende periodisk afstemning af konti, hvor der foreligger ekstern dokumentation. For konti, hvor der ikke foreligger ekstern dokumentation, udarbejdes der specifikation af relevante balanceposter. Likvide bevægelser, der ikke er dokumenteret ved bilag, kan registreres midlertidigt med henblik på efterfølgende indhentning af dokumentation m.v.

Lønregnskab

Såfremt der er aftalt assistance i forbindelse med lønregnskab udover registrering af udbetalt løn m.v., skal grundlag for udbetaling af løn m.v. til hver enkelt af virksomhedens medarbejdere fremlægges af virksomheden herunder oplysninger om bonus-, bil-, pensionsordninger, ferie eller andet med relevans for lønudbetalingen til den enkelte medarbejder. Løngrundlaget skal opdateres af virksomheden, hver gang der sker ændringer og meddeles VALJU.

VALJU har intet ansvar for de lønsystemer, herunder eventuelle fejl i lønsystemer, der anvendes til udbetaling og indberetning. Alle lønudbetalinger kontrolleres og godkendes af virksomheden før udbetaling.

Databehandler aftale er gældende på dette område.

Øvrige ydelser

Ved assistance i forbindelse med betalingsforslag skal alle betalinger kontrolleres, godkendes og gennemføres af virksomheden. Ansvar for betaling og konsekvens heraf påhviler alene virksomheden. VALJU's medarbejdere må under ingen omstændigheder have direkte adgang til at disponere over virksomhedens likvider.

Afskrivninger, hensættelser og selskabsskat m.v. reguleres alene i henhold til modtaget bogføringsinstruks fra virksomheden.

Momstilsvar og tilsvar af andre afgifter opgøres i henhold til modtagen instruks fra virksomheden, dennes revisor eller VALJU's interne retningslinjer herfor. Er virksomheden omfattet af særlige momsforhold, eller er der tilsvar af andre afgifter af betydning, er det væsentligt, at der foreligger en afgiftsinstruks fra virksomheden eller dennes revisor. Virksomheden har ansvaret for, at en afgiftsinstruks er opdateret med relevante ændringer af afgiftslovgivning m.v.

VALJU fremsender momsbrev med angivelse af virksomhedens bogførte moms- og afgiftstilsvar i overensstemmelse med den angivne afregningsperiode.

Registreringssystem

VALJU's assistance udføres på virksomhedens IT-system eller et 3. parts system. VALJU har kendskab til eller vil i givet fald erhverve sig kendskab til almindeligt forekommende standard registreringssystemer inden for vort forretningsgrundlag.

Udføres VALJU's arbejde på virksomhedens IT-system er det virksomhedens ansvar, at der indarbejdes relevante begrænsninger i adgang til data. VALJU's arbejde vil følge retningslinjerne i en modtaget instruks fra virksomheden for IT-området.

Databehandler aftaler finder anvendelse for området.

VALJU eller VALJU's medarbejdere og underleverandører kan ikke gøres ansvarlig for registreringer, der forefindes eller foretages i virksomhedens IT-system, uanset at VALJU har adgang hertil og udfører arbejde herpå. Dette gælder tillige fejl eller uhensigtsmæssigheder i relation til virksomhedens bogføring m.v. opstået som følge af fejl i virksomhedens IT-system.

VALJU har interne forretningsgange for IT-anvendelse herunder udveksling af data og programmel, daglig backup og anvendelse af regelmæssig opdateret kontrolprogram mod IT-virus.

Såfremt virksomhedens IT system anvendes, er virksomheden selv ansvarlig for back-up af dette.

Tavshedspligt

VALJU's medarbejdere og underleverandører har, ifølge deres kontrakt, tavshedspligt om forhold, der måtte komme til deres kendskab vedrørende VALJU's kunder. Ligeledes er der ubetinget tavshedspligt om forhold vedrørende VALJU, hvilket vi beder virksomheden respektere.

Medarbejdere og underleverandørers tavshedspligt gælder bl.a. med respekt for regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til offentlige myndigheder eller andre. VALJU's medarbejdere og underleverandører må videregive fortrolige oplysninger, i det omfang det følger gældende lovgivning eller er nødvendigt i forbindelse med arbejdet for virksomheden, eksempelvis til VALJU's underleverandører.

VALJU's ydelser skal behandles fortroligt af virksomheden og må ikke videregives, drøftes eller vises til andre end virksomhedens rådgivere uden forudgående skriftligt samtykke fra VALJU.

Før virksomhedens rådgivere får adgang til VALJU's ydelser, skal virksomheden sikre, at virksomhedens rådgivere er underlagt tavshedspligt og er oplyst om, af VALJU intet ansvar har i forhold til virksomhedens rådgivere, og at VALJU's ydelser ikke må anvendes til andet end det mellem VALJU og virksomheden aftalte eller forudsatte formål. Virksomheden er ansvarlig overfor VALJU for overtrædelse af denne bestemmelse fra virksomhedens rådgivers side.

VALJU indestår ikke for, at fortrolighed kan opretholdes i forbindelse med ekstern kommunikation, herunder post, e-mail og telefax. VALJU er med respekt af sin tavshedspligt berettiget til, som reference overfor tredjemand, at oplyse om karakteren af og sit engagement med virksomheden.

VALJU kan alene pålægges ansvar for brud på tavshedspligten, i det omfang VALJU kan videreføre dette ansvar til VALJU's medarbejdere.

Persondata

Der indgås en databehandler aftale, der er gældende for samarbejde. Denne skal være tilstede i sameksistens med disse betingelser. Begge parter tilser at denne er tilstede.

Virksomheden er ansvarlig for, at overgivelse af oplysninger til VALJU og dennes underleverandører overholder de til enhver tid gældende regler for behandling af personoplysninger. I det omfang VALJU i forbindelse med arbejdet for virksomheden behandler oplysninger omfattet af persondataloven, er VALJU databehandler i persondatalovens forstand og handler alene efter instruks fra virksomheden, som er dataansvarlig. Reglerne i persondatalovens § 41, stk. 3-5 gælder ligeledes for behandling ved VALJU.

Ansvar

VALJU, VALJU's underleverandører eller medarbejdere i VALJU er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger og fritagelse, som fremgår af disse forretningsbetingelser og andre skriftlige aftaler med virksomheden, i det omfang disse bestemmelser ikke er uforenelige med gældende lovgivning.

VALJU er ikke, som følge af ydet rådgivning, ansvarlig for økonomiske tabskonsekvenser, herunder, men ikke begrænset til, driftstab, mistet fortjeneste, tidstab, tab af data eller goodwill.

VALJU er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af sine forpligtelser under denne aftale, såfremt dette skyldes hindringer eller forhold uden for VALJU's og/eller VALJU's underleverandørers kontrol.

VALJU er ikke ansvarlig for tab, der kan henføres til det af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller virksomhedens leverandører leverede materiale, oplysninger, systemer, ydelser m.v.

VALJU har ikke noget ansvar for ydelser leveret af tredjemand antaget af virksomheden, herunder virksomhedens rådgivere og leverandører.

Virksomheden skal straks give VALJU skriftlig meddelelse om fejl eller mangler ved VALJU's udførelse af arbejdsopgaverne eller forhold, som kan give anledning til, at der rejses krav mod VALJU. VALJU har ret til at afhjælpe en konstateret fejl eller mangel ved arbejdsopgaverne inden for en efter omstændighederne passende frist. Virksomhedens krav mod VALJU bortfalder i det omfang virksomheden ikke har reklameret herover inden et år efter det tidspunkt, hvor virksomheden blev eller burde være opmærksom på det forhold, som gav anledning til kravet.

Virksomheden skal holde VALJU, VALJU's medarbejdere og VALJU's underleverandører skadeløse for ethvert krav, samt hermed forbundne omkostninger og tab, som rejses af tredjemand i relation til denne aftale og/eller arbejdsopgaverne som følge af virksomhedens, virksomhedens rådgivere eller leverandørers handlinger eller undladelser eller som følge af manglende eller urigtige oplysninger og materialer leveret af virksomheden, virksomhedens rådgivere eller leverandører.

VALJU og virksomheden accepterer brugen af elektronisk kommunikation og dermed forbundne risici. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation. VALJU og VALJU's underleverandører er ikke ansvarlig for fejl, tab, virus, forsinkelser, ødelæggelser m.v. i forbindelse med eller forårsaget af elektronisk kommunikation og information.

VALJU eller medarbejdere i VALJU kan ikke drages til ansvar økonomisk eller på anden måde som følge af forkert registrering i virksomhedens registreringssystemer, som følge af virksomhedens overtrædelse af lovgivningen eller som følge af andre forhold.

VALJU påtager sig ikke ansvar for, at moms- og afgiftstilsvar er opgjort og indrapporteret i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis. Korrekt opgørelse og indrapportering indebærer ofte stillingtagen til forhold med betydelige elementer af skøn m.v. Det foreslås og forudsættes fra VALJU, at virksomhedens moms- og afgiftstilsvar samt grundlag herfor i form af afstemninger m.v., kontrolleres af virksomhedens revisor i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab eller hyppigere.

Den af virksomheden udpegede ansvarlige skal altid godkende dispositioner m.v., der kan indebære et økonomisk tab for virksomheden, forinden en disposition gennemføres. Fordrer virksomheden dispositioner gennemført, hvor procedurer m.h.t. arbejds- og ansvarsfordeling mellem VALJU og virksomheden ikke overholdes, jævnfør ovenfor under løn og betalinger m.v., kan ansvar herfor ikke pålægges VALJU.

VALJU kan ikke gøres ansvarlig for force majeure-lignende forhold, hvorpå VALJU ikke har indflydelse, herunder men ikke begrænset til tyveri, arbejdsnedlæggelse, systemnITrud, strømafbrydelser og naturkatastrofer.

Rettigheder

VALJU bevarer ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til alt materiale/rådgivning der måtte udleveres/meddeles til virksomheden herunder, men ikke begrænset til, koncepter, systemer, arbejdsprocesser, skabeloner, modeller, software, databaser, metoder, rapporter, knowhow m.v., som anvendes til brug for eller der opstår som led i VALJU's udførelse af arbejdsopgaver for virksomheden. VALJU bevarer endvidere ejendomsretten og samtlige immaterielle rettigheder til udførelsen af arbejdsopgaverne og enhver form for materiale herunder internt materiale (udkast, arbejdspapirer og lignende), der fremkommer som led i opfyldelse af aftalen med virksomheden.

Virksomheden får alene den brugsret til ydelserne, som er nødvendig for virksomhedens loyale anvendelse af materialet/rådgivningen. Brugsretten er ikke-eksklusiv og kan ikke overdrages til tredjemand. VALJU er berettiget til at anvende sine immaterielle rettigheder i forhold til andre kunder eller på anden vis under overholdelse af disse forretningsbetingelser.

Priser

Timesatser m.v. indeksreguleres pr. 1. juli hvert år med 3%, idet VALJU dog i særlige tilfælde forbeholder sig ret til at ændre satser med 3 måneders varsel.

Misligeholdelse

Uanset det øvrige anførte, betragtes manglende overholdelse af VALJU's betalingsbetingelser som misligholdelse, der berettiger VALJU til at standse arbejdet med en dags varsel, og til at modregne evt. depositum i VALJU's samlede tilgodehavende. VALJU er i så fald berettiget til honorar i tre måneder frem til udgangen af en kalendermåned.

Ændringer i ovenstående vilkår m.v. skal være godkendt skriftligt af VALJU's ledelse.

Gyldighed

Såfremt en eller flere bestemmelser i aftalen mellem VALJU og virksomheden erklæres ugyldig eller i øvrigt ikke kan opretholdes, som følge af ufravigelig lovgivning, senere ændringer i lovgivningen eller myndighedskrav, vil sådanne bestemmelser ikke anses som en del af aftalegrundlaget. Gyldigheden af aftalens øvrige bestemmelser påvirkes ikke.

Ændringer i ovenstående vilkår m.v. skal være godkendt skriftligt af VALJU's ledelse.

Lovvalg og værneting

Aftalen er undergivet dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg. Enhver tvist som måtte opstå i forbindelse med aftalen eller VALJU's udførelse af arbejdsopgaverne skal opgøres efter 'Regler for behandling af voldgiftssager ved Voldgiftsinstituttet Danish Arbitration' Alle medlemmer af voldgiftsretten udnævnes af Det Danske Voldgiftsinstitut i overensstemmelse med ovennævnte regler. Både virksomheden og VALJU har tavshedspligt med hensyn til tvisten herunder dens eksistens, voldgiftsbehandlingen og – kendelsen.